Как се документират и отчитат продажбите чрез онлайн магазин?
Документирането и отчитането на продажбите чрез онлайн магазин в България се основава на няколко изисквания и процедури, които трябва да се следват.
На първо място, при извършване на продажби чрез онлайн магазин е задължително издаването на касова бележка или електронна фактура за всяка транзакция. Съгласно Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС), всяка продажба трябва да бъде документирана с фискален касов бон, издаден от фискално устройство (чл. 118, ал. 1 от ЗДДС). Фискалният касов бон трябва да съдържа всички необходими реквизити, включително наименование на стоката или услугата, количество, единична цена, обща стойност на продажбата и начислен ДДС.
В случаи на онлайн продажби, Наредба № Н-18 от 13 декември 2006 г. изисква търговците да използват софтуер за управление на продажби (СУПТО), който е свързан с НАП и отговаря на изискванията, посочени в приложение № 29 (чл. 52а, ал. 1 от Наредба № Н-18). Софтуерът трябва да регистрира всяка продажба и да генерира необходимите документи, като фискални касови бележки и електронни фактури.
Трябва ли ми касов апарат за моя онлайн магазин?
Необходимо ли е използването на касов апарат за онлайн магазин зависи от няколко фактора, свързани с начините на плащане и изискванията на българското законодателство. Въпросът се урежда основно от Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС) и Наредба № Н-18 от 13 декември 2006 г.
За онлайн магазини, които приемат плащания чрез банкови преводи, кредитни и дебитни карти, директни дебити или пощенски парични преводи, не е задължително издаването на фискална касова бележка. В тези случаи, търговецът трябва да предостави на клиента документ, съдържащ минимална информация като наименование на търговеца, описание на стоките или услугите, количество и цена (чл. 3, ал. 1 от Наредба № Н-18).
В случаите, когато плащанията се извършват чрез налични парични средства, търговецът е длъжен да използва касов апарат и да издава фискална касова бележка. Това изискване е задължително за всички търговци, които приемат плащания в брой (чл. 118, ал. 1 от ЗДДС).
Съществуват и алтернативи на традиционния касов апарат, когато става въпрос за онлайн търговия. Например, ако онлайн магазинът използва софтуер за управление на продажбите (СУПТО), който е свързан с Националната агенция за приходите (НАП) и отговаря на изискванията на Наредба № Н-18, може да се използва електронен касов апарат или електронни фактури. Тези електронни документи могат да заменят традиционните хартиени касови бележки, стига софтуерът да генерира и съхранява всички необходими данни за продажбите и плащанията (чл. 52а, ал. 17 от Наредба № Н-18).
При използване на стандартизирания одиторски файл (SAF-T), който замества хартиените фискални бележки, също е възможно да се избегне необходимостта от физически касов апарат. В този случай, всички транзакции трябва да бъдат регистрирани и съхранявани електронно, като данните се изпращат периодично на НАП (чл. 52а^1, ал. 5 от Наредба № Н-18).
Какво представлява "стандартизирания одиторски файл?
Стандартизираният одиторски файл (подобно на SAF-T- Standard Audit File-Tax, v.2.0) представлява стандартизиран електронен формат за обмен на счетоводна информация между търговците и данъчните органи. SAF-T файлът може да замести хартиения фискален бон, стига да се издават електронни касови бележки (чл. 52а, ал. 17 от Наредба № Н-18). Този файл съдържа подробна информация за всички продажби, включително данни за стоките или услугите, клиентите, плащанията и начисления ДДС.
Използването на SAF-T файл улеснява данъчните проверки и одити, като предоставя достъп до детайлна счетоводна информация в стандартизиран формат. За да се гарантира съответствие с изискванията на НАП, търговците трябва да поддържат актуална и точна информация за всички финансови операции и да подават стандартизирания одиторски файл в НАП ежегодно до 31 януари за предходната година (чл. 52а^1, ал. 5 от Наредба № Н-18).
Освен издаването на касови бележки и фактури, търговците трябва да поддържат дневник за продажби, в който да се вписват всички продажби, извършени през отчетния период (чл. 123 и чл. 124 от ЗДДС). Този дневник трябва да съдържа номер на документа, дата на издаването му, описание на стоките или услугите, количество, единична цена, обща стойност на продажбата и начислен ДДС.
За продажбите в рамките на Европейския съюз (ЕС), търговците трябва да се съобразят с праговете за регистрация за ДДС в съответните държави членки. До 31 декември 2024 г. прагът за задължителна регистрация по ДДС е 100 000 лв., а от 1 януари 2025 г. този праг ще бъде увеличен на 166 000 лв. (чл. 96, ал. 1 от ЗДДС). В допълнение, при покупки на услуги от трети страни, например реклама, търговците трябва да прилагат правилата за обратно начисляване на ДДС, като издават протоколи по чл. 117 от ЗДДС за тези услуги.
Всички документи, свързани с продажбите и отчитането на приходите, трябва да бъдат съхранявани за период от пет години съгласно чл. 38 от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс (ДОПК). Спазването на тези изисквания осигурява защита от потенциални санкции и проверки, като неспазването може да доведе до глоби и други административни мерки съгласно чл. 185 и чл. 186 от ЗДДС.
Как се отчитат онлайн продажби с наложен платеж в България?
При онлайн продажби с наложен платеж е важно да знаете как точно да документирате и отчитате тези транзакции, за да спазите изискванията на българското законодателство.
Първо, трябва да имате качеството на търговец по смисъла на Търговския закон, за да можете да извършвате и отчитате продажби законно. Всеки търговец е длъжен да регистрира и отчита продажбите си, включително тези, извършвани чрез онлайн магазини, като използва подходящи документи и устройства.
Когато използвате наложен платеж, куриерът събира плащането от клиента при доставката на стоката. Тази сума впоследствие се предава на вас, търговеца, обикновено по банков път. Важно е да знаете, че когато имате сключен договор с куриерска фирма, която е лицензиран пощенски оператор (например Еконт Експрес ООД или Спиди АД), касовият бон може да бъде заменен от разписка за пощенски паричен превод. Тази разписка е признат от закона документ и има същата тежест като касовия бон (чл. 3, ал. 1 от Наредба Н-18).
Така при продажби с наложен платеж, за които куриерът издава разписка за пощенски паричен превод, не е необходимо да издавате допълнителна фискална касова бележка. Разписката служи като доказателство за плащането и трябва да бъде приложена към фактурата, ако такава е издадена. Това освобождава търговеца от задължението да използва касов апарат за тези транзакции, стига да се изпълняват условията на чл. 3, ал. 1 от Наредба Н-18.
Разписката за пощенски паричен превод се предоставя на клиента при получаването на стоката и плащането на сумата в брой. Вие, като търговец, трябва да съхранявате копие от тази разписка и да я използвате за счетоводни цели. Така, осчетоводяването на задължението като платено в брой се извършва въз основа на тази разписка.
Сумите, събрани от куриера, се превеждат по банковата сметка на търговеца, което също улеснява отчетността и съхраняването на данни за приходите. Важно е да се уверите, че куриерската фирма, с която работите, е лицензиран пощенски оператор по смисъла на Закона за пощенските услуги, за да се възползвате от тази възможност.=
%402x.svg){kind=icon}
.webp)
%20(1).webp)
