Смяната на счетоводител е ключов момент за всяка фирма, оперираща в България. Тази стъпка носи със себе си както предимства, така и рискове, които не бива да се пренебрегват. Всяка компания трябва внимателно да обмисли и планира процеса на прехвърляне на счетоводството, за да избегне възможни проблеми с данъчни ревизии, неправилно предаване на счетоводната документация или нарушение на законовите изисквания.
Когато настъпи моментът за смяна на счетоводител, на преден план излизат множество въпроси, като например как правилно да се осъществи предаването на счетоводната документация и какви отговорности носи старият счетоводител по отношение на данъчните задължения на фирмата. Освен това, важен етап от процеса е прекратяването на договора за счетоводно обслужване с предишната счетоводна къща или главен счетоводител, както и правилното прехвърляне на счетоводството на новото отговорно лице.
При тази процедура, не само се предава физическата и електронна документация, но също така се осъществява детайлен преглед на текущото състояние на фирмените финанси. Напускането на главен счетоводител може да създаде вакуум в управлението на фирмените активи, затова е от съществено значение всяка стъпка да бъде планирана и координирана правилно, особено при наличие на отворени ревизии или проверки от страна на данъчните органи.
Отговорността на счетоводителя при данъчна ревизия е от съществено значение, като новият счетоводител или фирма за счетоводни услуги следва да е запознат с всички текущи ревизии, за да се гарантира, че фирмата няма да бъде засегната от грешки или пропуски на стария счетоводител. Прекратяването на договорните отношения и предаването на отговорностите трябва да става прозрачно и в съответствие с действащото законодателство.
В настоящата тема ще разгледаме подробно следните въпроси:
1. Кога се налага смяна на счетоводител?
2. Как правилно се извършва смяна на счетоводител на фирма?
3. Как се прекратява договор за счетоводно обслужване със стар счетоводител?
4. Каква счетоводна документация следва да се предаде от старата счетоводна фирма / стария счетоводител?
Смяната на счетоводител може да бъде необходима в различни ситуации, като всяка от тях поставя на преден план нуждата от ефективност и прозрачност в управлението на фирмените финанси. В следващите параграфи ще разгледаме основните причини, поради които фирмите решават да предприемат тази стъпка.
1. Липса на компетенции в специфичната индустрия
Една от най-честите причини за смяна на счетоводител е липсата на търсени специфични компетенции. Например, ако фирмата оперира в сектор като строителството и възникне нужда от командироване на служители в чужбина, процесът включва изготвяне на документи като A1 формуляр. Ако счетоводителят не е запознат с този тип процедури или няма опит в прилагането на специфични правила и законови изисквания в съответната сфера, това може да се превърне в значителен проблем за компанията. Компетентността на счетоводителя е от критична важност, тъй като всяка грешка в специфичните процедури може да доведе до юридически и финансови последици.
2. Възникване на спор със стария счетоводител
Взаимоотношенията между фирмата и счетоводителя могат да се влошат поради различни причини, включително разногласия относно качеството на предоставените услуги, липсата на комуникация или неясни очаквания относно отговорностите. В случаи на сериозен спор между ръководството на фирмата и счетоводителя, който застрашава нормалното протичане на счетоводната дейност, смяната на счетоводител често е най-логичното решение. Проблемите с доверието и професионалната етика могат да имат негативно отражение върху цялостното финансово здраве на компанията, затова този аспект не бива да се пренебрегва.
3. Прекратяване на договора за счетоводно обслужване по инициатива на счетоводителя
Понякога смяната на счетоводител не зависи от самата фирма, а от счетоводителя, който поради лични или професионални причини решава да прекрати договора. В такива случаи е важно фирмата бързо да намери нов счетоводител, за да не се прекъсва процесът на финансово управление. Дори ако предишният счетоводител остави документацията в изрядно състояние, процесът на смяна може да бъде предизвикателство, особено ако времето е ограничено и има текущи задължения, свързани с подаване на декларации, данъци или други финансови отчети.
4. Липса на прозрачност и закъснения в изпълнението на задължения
Друга причина за смяна на счетоводител може да бъде липсата на прозрачност и неадекватното справяне със счетоводните задължения. Ако фирмата забележи чести закъснения при подаването на декларации или допускане на грешки, това може да създаде сериозни рискове. Нерегулярното изпълнение на счетоводни задачи не само води до санкции и глоби, но и подкопава доверието в счетоводителя. В такива случаи смяната на счетоводител е необходима, за да се гарантира, че фирмата ще избегне финансови и юридически последици.
5. Разширяване на бизнеса и нужда от по-голяма експертиза
Когато бизнесът се разраства и става по-комплексен, нараства и нуждата от по-голяма експертиза и познания по въпроси, свързани с международни операции, сложни данъчни структури или управлението на множество юридически лица. Един счетоводител, който се е справял добре с по-малка компания, може да не притежава необходимите компетенции за работа с по-големи бизнеси. В такива случаи е разумно да се обмисли наемането на счетоводител или фирма, която разполага с опит в по-сложни корпоративни структури и може да гарантира коректно и навременно счетоводно обслужване.
6. Проблеми при данъчни ревизии и проверки
Данъчните ревизии и проверки от страна на държавните органи изискват от счетоводителя прецизност и готовност да осигури необходимата документация и обяснения. Ако по време на ревизия се установят грешки или липси в счетоводната документация, това може да доведе до сериозни финансови санкции за фирмата. В такива ситуации фирмите често решават да сменят счетоводителя, за да избегнат бъдещи проблеми и да бъдат по-добре подготвени при следващи проверки. Новият счетоводител трябва да бъде внимателно подбран, за да гарантира, че фирмата ще бъде защитена при бъдещи данъчни проверки.
Процесът на смяна на счетоводител изисква внимателно планиране и спазване на редица ключови стъпки, за да се гарантира, че финансовата дейност на фирмата няма да бъде нарушена. Първата и най-важна стъпка е да се подготви плавен преход, като се осигури пълна комуникация между настоящия и бъдещия счетоводител. Това включва информиране на досегашния счетоводител за решението и започване на процеса по предаване на цялата счетоводна документация, която обикновено включва както текущи, така и архивирани данни.
След като бъде взето решението за смяна на счетоводителя, следващата стъпка е формалното прекратяване на договора за счетоводно обслужване със стария счетоводител. Това трябва да се извърши в съответствие с клаузите, предвидени в договора, като се следва правната процедура за уведомление и предаване на задълженията. Важно е да се направи преглед на финансовите задължения към стария счетоводител, за да се избегнат евентуални спорове по отношение на възнаграждения или неизпълнени задължения.
Предаването на счетоводната документация е един от най-деликатните етапи в процеса на смяна на счетоводител. Става дума както за физически, така и за електронни архиви, които трябва да бъдат предадени коректно и в пълен обем. Включва се документация като счетоводни книги, дневници, главни счетоводни регистри, декларации и отчети към държавни институции. За тази цел е препоръчително да се състави детайлен приемо-предавателен протокол, в който да се опишат всички предадени документи и състоянието им.
След като документацията е предадена, новият счетоводител трябва да направи детайлен преглед на текущото състояние на фирмените финанси. Това включва проверка на текущите задължения и вземания, данъчни декларации, банкови извлечения и други ключови документи, за да се гарантира, че няма отклонения или пропуски в отчетите. Важно е новият счетоводител да получи достъп до всички системи и платформи, свързани със счетоводната дейност на фирмата, като банкови сметки, софтуер за управление на финансите и данъчни платформи.
Преди окончателно да завърши процесът на смяна на счетоводителя, е важно да се уведоми съответните институции, включително НАП и НОИ, за промяната. В повечето случаи новият счетоводител ще поеме тази отговорност, като подготви и подаде необходимите документи. Това гарантира, че всички бъдещи финансови и данъчни задължения ще се поемат от новото лице, отговорно за счетоводството на фирмата.
Освен чисто административните стъпки, ключова част от успешната смяна на счетоводител е изграждането на доверие и комуникация с новия счетоводител или счетоводна фирма. Важно е фирмата и новият счетоводител да обсъдят бъдещите задачи и стратегии за управление на финансите, включително данъчните задължения, годишното счетоводно приключване и стратегическите планове за оптимизация на финансовите ресурси.
Накрая, за да бъде смяната на счетоводител ефективна и безпроблемна, е важно да се постави акцент върху непрекъсваемостта на счетоводните процеси. Всеки преходен период крие рискове от грешки, затова е от съществено значение старият и новият счетоводител да работят съвместно по време на този етап, за да се избегнат неясноти или пропуски.
.webp)
Прекратяването на договор за счетоводно обслужване трябва да се осъществи в съответствие с условията, заложени в самия договор. Обикновено договорът съдържа ясни клаузи относно срока и условията за прекратяване, както и предизвестието, което всяка от страните трябва да подаде, за да се спазят правните изисквания. Обичайна практика е този тип договори да бъдат безсрочни, като всяка страна има право да го прекрати с предварително писмено предизвестие.
В повечето случаи прекратяването изисква едномесечно, двумесечно или тримесечно предизвестие от страната, която желае да прекрати договора. Това предизвестие трябва да бъде изпратено писмено, което осигурява яснота и правна защита за двете страни. Този период позволява на счетоводителя и фирмата да организират плавно предаване на документацията и счетоводните задължения, без това да нарушава текущата дейност на фирмата.
Важен момент при прекратяването на договора е задължението на стария счетоводител да извърши годишното счетоводно приключване, ако прекратяването съвпадне с края на финансовата година. Това гарантира, че всички задължения към държавните институции са изпълнени и че няма финансови несъответствия преди предаването на документацията към новия счетоводител.
След като предизвестието бъде подадено, следва процесът на предаване на всички счетоводни документи. Счетоводителят е задължен да върне цялата счетоводна документация на фирмата, както физически, така и електронни документи, за да се осигури пълна отчетност и приемственост. Това включва счетоводни книги, данъчни декларации, финансови отчети и други ключови документи, които трябва да бъдат прегледани от новия счетоводител.
Важно е също така да се гарантира, че всички спорни въпроси между фирмата и счетоводителя се решават преди официалното прекратяване на договора. Споровете, свързани с възнаграждения или с отговорността на счетоводителя, трябва да бъдат уреждани по пътя на взаимно споразумение, като всяка неизплатена сума или допълнителни задължения се уреждат преди приключването на отношенията. Ако това не е възможно, законодателството предвижда механизми за разрешаване на спорове чрез съдебен ред.
При прекратяване или разваляне на договор за счетоводни услуги възникват различни хипотези в зависимост от клаузите в самия договор и от етапа на счетоводния цикъл, в който се намира фирмата. Ето някои от най-честите хипотези:
Ако договорът се прекратява или разваля към края на фискалната година (например декември), в повечето случаи договорът задължава счетоводителя да извърши годишното счетоводно приключване и да изготви годишния финансов отчет. Обичайно, това задължение се уточнява в клаузите за прекратяване на договора и може да бъде условие за коректното финализиране на отношенията между фирмата и счетоводителя. Счетоводителят трябва да подготви:
Ако договорът се прекратява по време на текущата фискална година (например през юли), отговорността за годишното счетоводно приключване и изготвянето на годишния финансов отчет може да бъде прехвърлена на новия счетоводител. В този случай старият счетоводител не е задължен да изготви ГФО за годината, но трябва да:
Ако фирмата и счетоводителят се съгласят да прекратят договора преди края на годината, задълженията за изготвяне на ГФО и годишното приключване може да бъдат прехвърлени към новия счетоводител. В такъв случай старият счетоводител трябва да:
В случай на разваляне на договора поради пропуски или грешки от страна на счетоводителя, съществува вероятност счетоводителят да не бъде в състояние да извърши годишното приключване. В такива случаи фирмата може да:
Ако не заплатите дължимото към счетоводителя към датата на прекратяване на договора, това може да доведе до редица негативни последици и санкции за вас и вашата фирма. На първо място, счетоводителят има право да търси възнаграждението си по съдебен път. В случай на неплащане, той може да предяви иск за дължимите суми, като добави към тях лихви за забава, както и разходи по съдебното производство, което допълнително ще увеличи финансовата тежест за вас.
Неплащането може също така да доведе до отказ на счетоводителя да предаде всички необходими документи и отчети. Счетоводителите често задържат документацията на фирмата, докато всички финансови задължения към тях не бъдат изчистени. Това може да попречи на нормалното продължение на счетоводната дейност и да забави процеса на предаване на счетоводството към новия счетоводител. В резултат, фирмата може да се окаже в ситуация, в която не може да подаде навреме данъчни декларации или други важни документи, което може да доведе до глоби и санкции от страна на НАП.
Освен това, неуредени финансови отношения могат да повлияят негативно на репутацията на вашата фирма в счетоводните среди, което ще затрудни намирането на нов счетоводител в бъдеще. Счетоводните услуги са базирани на доверие и коректност, и подобни ситуации могат да накарат бъдещи счетоводители да бъдат по-внимателни или дори да откажат да работят с вас.
С други думи, освен финансовите загуби от лихви и съдебни разходи, фирмата ви може да изпита затруднения в оперативната дейност и да бъде изложена на допълнителни рискове от данъчни санкции, ако счетоводната документация не бъде предадена навреме.
При смяната на счетоводител е от съществено значение да се осъществи коректно и пълно предаване на всички счетоводни документи, за да се гарантира непрекъснатост на финансовото управление на фирмата. Документацията трябва да включва както текущи счетоводни документи, така и тези от предходни отчетни периоди, като всеки вид документи играе важна роля за цялостния счетоводен процес.
От ключово значение е да се предадат документите, свързани с предходната фискална година. Това включва оборотна ведомост, която показва движенията по всички счетоводни сметки, както и аналитична оборотна ведомост, която предоставя по-подробна информация за движението на активите и пасивите. В допълнение, годишният финансов отчет (ГФО) е централен документ, който обобщава финансовите резултати на фирмата за изминалата година, и следва да бъде предаден на новия счетоводител. ( Годишния финансов отчет за предходната фискална година се предава доколкото в Българския търговски регистър много често се публикуват отчети за 2-3 фискални години назад и последният отчет рядко може да се изтегли, а в повечето случаи се предава и в опростен вид, като част от важната информация не може да се види)
Инвентарната книга също е важен елемент, тъй като тя съдържа информация за активите на фирмата, които трябва да бъдат инвентаризирани и отчетени коректно. Към тези документи се добавя и счетоводният и данъчен амортизационен план, който показва амортизационните начисления и трябва да бъде следен през годините.
За да продължи управлението на счетоводството без прекъсване, всички документи за текущата фискална година също трябва да бъдат предадени. Това включва оборотна ведомост и аналитична оборотна ведомост за текущата година, които отразяват движението по сметките до момента на смяната на счетоводителя. Тези ведомости са важни за проследяване на всички активи, пасиви, приходи и разходи на фирмата.
От съществено значение е и предаването на всички първични счетоводни документи, които включват:
Освен първичните, важно е да се предадат и вторичните счетоводни документи, които включват отчети и справки, съставени на базата на първичните документи. Това могат да бъдат месечни и тримесечни отчети, декларации по ЗДДС, както и други документи, които са част от вътрешните отчети на фирмата.
Хронологии на всички счетоводни сметки, по които има движение от началото на годината до момента на смяната на счетоводителя, също трябва да бъдат предадени. Това включва детайлна информация за всяка транзакция, извършена по сметките на фирмата, като предоставя на новия счетоводител пълна представа за финансовите операции.
Всички банкови извлечения от началото на текущата година са също така необходими. Те дават възможност за проследяване на всички парични потоци през банковите сметки на фирмата и са важен елемент за правилното счетоводно отчитане.
Ако фирмата има назначени служители, следва да бъдат предадени всички трудови досиета, които включват трудови договори, декларации по член 62 от Кодекса на труда, служебни бележки и заповеди, свързани с наемането и освобождаването на служители. Трудовите досиета също така трябва да съдържат лични данни, длъжностни характеристики и всички други документи, свързани с трудовите правоотношения.
Пълното и коректно предаване на тези документи е от съществено значение за осигуряване на безпроблемно продължаване на счетоводните процеси и предотвратяване на бъдещи грешки или несъответствия.
Всички първични счетоводни документи за текущата фискална година – включват фактури за покупки и продажби, договори, месечни отчети от касов (фискален) апарат, приходни и разходни касови ордери и др.:
Всички вторични счетоводни документи за текущата година – включват отчети на база първични документи, месечни и тримесечни отчети, декларации по ЗДДС и други:
Важно е да отбележим, че в зависимост от дейността на фирмата, е напълно възможно в определени сфери и отрасли документите, които следва да се предадат, да се различават. Съветваме ви да се консултирате с експерт от Елан Консултинг, в случай, че ви предстои смяна на счетоводител, за да ви насочим правилно как да подходите към ситуацията.
