Отваряне и регистрация на онлайн магазин в НАП България

"Елан Консултинг" е фирма, специализирана в счетоводни и консултантски услуги, предоставяща своите експертни знания и опит на онлайн бизнеса в България. Въпроси като "Как да започна онлайн търговия?", "Как се води счетоводство на електронен магазин?" и "Каква е разликата между онлайн платформа и електронен магазин?" са само част от темите, с които клиентите често се сблъскват при започване на онлайн бизнес. Регистрацията на онлайн магазин в НАП (Национална агенция за приходите) е важен етап, който изисква внимателно планиране и спазване на нормативната уредба.

В статията ще разгледаме детайлно процедурата по регистрация на онлайн магазин в НАП България, необходимите документи и ключовите стъпки, които трябва да се следват. Много клиенти се интересуват какви са "осигуровките при онлайн търговия" и каква е новата нормативна уредба относно онлайн търговията. За тези, които тепърва навлизат в сферата на електронната търговия, въпроси като "Как да започна онлайн търговия?" и "Как се регистрира фирма за онлайн търговия?" са от съществено значение.

Разликата между онлайн платформа и електронен магазин е още една важна тема, която често предизвиква въпроси сред предприемачите. Електронният магазин изисква различен подход към счетоводството, а "Елан Консултинг" може да предложи оптимални решения за водене на счетоводство, които отговарят на специфичните нужди на онлайн бизнеса.

Новият закон за онлайн търговия също налага определени изисквания и регулации, които е важно да бъдат спазвани. Регистрацията на онлайн магазин в НАП е само част от процеса на легализиране на онлайн бизнес. За тези, които искат да отворят онлайн магазин за дрехи или да създадат онлайн магазин безплатно, е от съществено значение да разберат каква е процедурата и какви са необходимите документи.

"Елан Консултинг" е тук, за да помогне на бизнесите в София, Бургас, Поморие, Карнобат, Слънчев Бряг, Айтос, Несебър, Созопол, Приморско и цяла България да навлязат успешно в сферата на онлайн търговията. Независимо дали става въпрос за регистрация на фирма за онлайн търговия, водене на счетоводство на електронен магазин или разбиране на новия закон за онлайн търговия, нашите експерти са готови да предложат компетентна помощ и консултация.

Започването на онлайн търговия може да бъде предизвикателство, но с правилните партньори и професионална подкрепа от "Елан Консултинг", процесът може да бъде значително улеснен и успешен. В следващите части на статията ще разгледаме подробно всички аспекти на регистрацията и управлението на онлайн магазин, включително процедурата в НАП, необходимите документи и осигуровките при онлайн търговия.

Какви са законовите изисквания за отваряне на онлайн магазин в България?

Електронният магазин, според НАП (Национална агенция за приходите), представлява уебсайт или платформа, която позволява продажбата на стоки и услуги по електронен път. За да бъде регистриран и да функционира легално, такъв магазин трябва да отговаря на няколко ключови изисквания и да предоставя определена информация.

Първо, електронният магазин трябва да бъде управляван от регистрирана фирма, която е вписана в Търговския регистър. Ако фирмата вече съществува, тя може да разшири своята дейност и да започне да продава онлайн, но ако е нова, трябва първо да бъде регистрирана (чл. 52м, ал. 1 от Наредба № Н-18)​.

Второ, електронният магазин трябва да бъде регистриран в НАП. Това включва подаване на заявление, което съдържа следната информация: наименование на магазина, домейн, данни за контакт на лицето, което управлява магазина, и хостинг компанията, която предоставя хостинг услугите (чл. 52м, ал. 1 от Наредба № Н-18). В заявлението трябва също да се посочи номенклатурата на предлаганите стоки и услуги​.

Трето, според Наредба № Н-18, онлайн магазинът трябва да използва фискално устройство или интегрирана автоматизирана система за управление на търговската дейност (ИАСУТД) за регистриране и отчитане на продажбите. Фискалните касови бележки или системните бонове трябва да съдържат необходимите реквизити, като наименование и количество на стоките или услугите, цена и обща сума. Това изискване цели да осигури прозрачност и точност при отчетността на приходите (чл. 118, ал. 1 от ЗДДС и чл. 3, ал. 1 от Наредба № Н-18)​.

Освен това, електронният магазин трябва да има ясно дефинирани условия за ползване, процедури за връщане на продукти, гаранционни срокове и политика за защита на личните данни (GDPR). Тези документи трябва да бъдат лесно достъпни на уебсайта и да включват информация за условията на сайта, поверителността на данните и използването на бисквитки.

Цените на продуктите трябва да бъдат ясно обявени, като се уточнява дали включват данъци и такси. Прозрачността в ценообразуването е от съществено значение за доверието на клиентите и законовото спазване. Защитата на личните данни на клиентите е също толкова важна и се гарантира чрез интеграцията на SSL сертификат, което осигурява криптиране на данните, които се обменят между потребителите и сайта​ .

Електронният магазин трябва също така да предлага различни методи за плащане като наложен платеж, PayPal, виртуален ПОС терминал и други, за да осигури удобство и сигурност на клиентите при извършване на плащания. Всички тези изисквания и мерки са предназначени да гарантират, че онлайн магазините работят в съответствие със законовите разпоредби и предоставят надеждни и сигурни услуги на потребителите​ .

Какви задължения пред НАП имат онлайн търговците при продажби през е-магазин?

Според чл. 52м от Наредба Н18, електронният магазин е разглеждан като платформа за онлайн продажби на стоки или услуги и трябва да отговаря на определени изисквания, заложени от Националната агенция за приходите (НАП). Тези изисквания са създадени с цел да улеснят и регулират процеса на електронната търговия, както и да защитават правата на потребителите. Важен аспект от задължението на търговците да регистрират и отчитат продажбите на стоки или услуги, осъществявани при неприсъствено плащане с кредитна или дебитна карта. Това включва издаването на документ за регистриране на продажбата, който трябва да бъде четим и да съдържа определени реквизити. Тези реквизити включват наименование, номер и дата на документа, данни за търговеца, уникален номер на клиентската поръчка, референтен номер на финансовата трансакция, детайли за стоките или услугите, както и информация за начина на плащане.

За да се гарантира прозрачност и следимост, изисква се номерът на документа за всяка продажба да е уникален и да нараства последователно. Този номер трябва да бъде 10-разряден и да съдържа само арабски цифри. Освен това, е задължително включването на двумерен баркод (QR код), който съдържа подробна информация за продажбата. В случаите, когато за продажбата е издадена фактура, която вече съдържа тази информация, се допуска да не се издава отделен документ за регистриране на продажбата. От особена важност е осигуряването на еднозначна идентификация на всяка продажба от всеки електронен магазин, както и предоставянето на издадения документ по електронен път на клиента при извършване на плащането.

Отчетността и прозрачността са основни елементи на тези регулации, като се изисква от търговците да подават стандартизиран одиторски файл с информация за всички извършени доставки на стоки и услуги през месеца. Тази информация трябва да се предоставя на НАП до 15-о число на месеца, следващ месеца на извършените продажби. Тези изисквания осигуряват, че всички трансакции, извършени чрез електронни магазини, са правилно регистрирани и отчетени, което подпомага прозрачността и улеснява данъчните и регулаторните процеси. Спазването на тези регулации е от съществено значение за ефективното и законосъобразно управление на онлайн търговската дейност.

В контекста на плащанията, извършвани в онлайн магазина, се предоставят две основни възможности за отчитане на продажбите: издаването на касов бон от одобрено фискално устройство (ФУ) или интегрирана автоматизирана система за управление на търговската дейност (ИАСУТД), или издаването на електронен документ съгласно задължителните реквизити, определени в Наредба Н18.

Специфично, електронният документ се издава при така наречените неприсъствени плащания с кредитна или дебитна карта чрез виртуален ПОС терминал. В такива случаи не е необходимо издаването на касов бон, което улеснява процеса както за търговците, така и за клиентите.

Законовите изисквания, заложени в Наредба Н18, определят, че софтуерът на всеки онлайн магазин трябва да отговаря на следните критерии:

1. Генериране на уникален номер на всяка поръчка: Това гарантира, че всяка трансакция може да бъде проследена и уникално идентифицирана.
2. Еднозначна автентикация на потребителя: Това предпазва от фрод и осигурява, че всеки потребител е правомерно идентифициран.
3. Пълнота и интегритет на създадените данни: Това гарантира, че всички данни, свързани с трансакцията, са пълни и непроменени.
4. Специализация на продажбите: Софтуерът не трябва да управлява други продажби, различни от тези, извършвани на уебсайта.
5. Ограничение на приемането на плащания: Приемането на плащания трябва да бъде ограничено до неприсъствените плащания с карти.
6. Съхранение на базата данни: Базата данни на онлайн магазина трябва да се съхранява на територията на България или на територията на Европейския съюз.

Съобразно новите регулации, засягащи онлайн търговията според Наредба Н18, електронните магазини трябва да отговарят на допълнителни изисквания по отношение на начина на отчитане на продажбите и управлението на плащанията.

• Лицата, които осъществяват продажби чрез електронен магазин, трябва да подават информация в Националната агенция по приходите (НАП), независимо дали използват собствен, нает домейн или платформата принадлежи на трето лице.
• Основното изискване за регистрация и предоставяне на информация в НАП е свързано с приемането на плащания, за които е необходимо издаване на фискален бон.
• Ако лицето, което извършва продажби през е-магазин, не приема плащания, за които е задължено да издава фискален бон, то не е длъжно да предоставя информация на НАП. Въпреки това, такива лица могат да решат да предоставят данните по собствено усмотрение.
• Софтуерът на електронния магазин, чрез който се извършват продажби на стоки или услуги, заплащани чрез неприсъствено плащане с кредитна или дебитна карта, за които се издава документ по чл. 52о от Наредба Н18, трябва да генерира уникален номер на всяка поръчка за закупуване на стока или услуга и да отговаря най-малко на изискванията в т. 2, 3 и 7 от приложение № 29 към Наредбата
• В случай че интерфейсът на софтуера не е на български език, търговецът е длъжен да предостави негов превод на български език при поискване от орган по приходите.
• В хода на контролни производства по ДОПК и при поискване от страна на орган по приходите фирмата, управляваща електронния магазин, осигурява на органите пълен достъп до административния панел, включително настройки и пълната справочна част, осигурявана от софтуера.
  

Информация, която трябва да бъде предоставена при регистрация на електронен магазин в НАП:

При регистрацията на електронен магазин в Националната агенция за приходите (НАП), е важно да предоставите обширна и точна информация, която да отговаря на определените от НАП стандарти и изисквания. Този процес е важен не само за съответствието със законовите рамки, но и за осигуряване на прозрачността и надеждността на онлайн търговията.

Най-ключовата информация, която следва да се предостави на НАП са основните данни за магазина, които включват името и уеб-адреса на магазина. Това е първостепенната информация, която идентифицира вашия онлайн бизнес в интернет пространството. Освен това, трябва да предоставите информация за субекта, стоящ зад магазина, което включва данни за физическото лице или фирмата, управляваща онлайн продажбите. Отделно от това се предоставя информация за предлаганите продукти или услуги, която дава яснота относно спецификата на вашия бизнес и обхвата на продуктите или услугите, които предлагате за целите на данъчното облагане. Техническата информация, свързана със софтуера на магазина и хостинг услугите, също е от съществено значение с оглед изискванията за софтуер за онлайн продажби съгласно Наредба Н18.

Информация, необходима при регистрация на онлайн магазин в НАП

1. Основни данни за магазина: Това включва наименованието на магазина и неговия уеб-адрес. Тази информация е основополагаща и служи за идентификация на магазина в рамките на онлайн пространството.
2. Информация за субекта: Данни за лицето или фирмата, отговорна за продажбите чрез електронния магазин. Това включва подробности за собственика на бизнеса, като име, регистрационни данни, адрес за контакт и друга съответна информация.
3. Детайли за предлаганите продукти: Информация за вида на продаваните стоки или услуги. Това осигурява яснота относно обхвата и характера на предлаганите продукти.
4. Техническа информация: Подробности относно софтуера, използван за управлението на електронния магазин, и информация за хостинг услугите. Тази информация е от решаващо значение за техническата функционалност и сигурност на магазина.

Как се подават данните към НАП при регистрация на онлайн магазин?

Всички горепосочени данни трябва да бъдат подадени чрез Портала за електронни услуги на НАП и за достъп до този портал е необходим квалифициран електронен подпис. Регистрацията е задължителна стъпка, която трябва да бъде извършена преди стартирането на дейността по продажба на стоки или услуги.

В случай на промени в обстоятелствата около вашия онлайн магазин, като например промяна на асортимента, адреса или други важни данни, или при прекратяване на дейността, трябва да актуализирате информацията си в срок от 7 дни. Тези промени се отразяват в публичния списък на електронните магазини, поддържан от НАП.

Освен това, изисква се от лицата, които извършват продажби през електронен магазин, да съхраняват информацията, създадена чрез софтуера на магазина, в съответствие със сроковете, определени от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс. Това включва текуща база данни и архивни копия на данните. При поискване от органите по приходите, се изисква осигуряване на достъп до тези данни с възможности за тяхното експортиране и копиране.

Поради тези причини, регистрацията и управлението на електронен магазин се превръща в процес, който изисква внимание и точност при предоставянето на информация към НАП, за да се гарантира спазването на законовите изисквания и осигуряването на надежден и прозрачен онлайн бизнес.

‍