Счетоводство на магазин за хранителни стоки в България

Воденето на счетоводство за магазин за хранителни стоки изисква стриктно спазване на данъчните и счетоводни разпоредби. Коректното осчетоводяване на стоките, правилното изчисляване на надценката и ефективното управление на ДДС са от ключово значение за рентабилността на бизнеса.

Счетоводното отчитане на стоките в магазина е сложен процес, който включва различни методи за осчетоводяване, като средно претеглена цена, първа вход – първа изход (FIFO) и специфична идентификация. Грешки в изписването на стоки могат да доведат до неправилни финансови отчети, неточни прогнозни приходи и данъчни проблеми. В допълнение, управлението на брак и обезценка на продукти е неизбежно в търговията с хранителни стоки, което изисква стриктни счетоводни операции за минимизиране на загубите.

Правилното прилагане на ДДС за хранителни магазини е също критичен аспект – особено при различните ставки за основни и луксозни хранителни продукти. Регистрацията по ДДС, подаването на месечните декларации и коректното фактуриране на продажбите са процеси, които изискват експертно счетоводно обслужване.

„Елан Консултинг“ предоставя професионални счетоводни услуги в София, Пловдив, Варна, Бургас и цяла България, помагайки на собствениците на магазини да оптимизират своите финанси. Ние съдействаме с правилното изписване на стоките, управление на инвентара, обработка на протоколи за брак и прилагане на най-добрите счетоводни практики за хранителни магазини.

Какви счетоводни и данъчни изисквания следва да изпълнят хранителните магазини съгласно българското законодателство?

Хранителните магазини в България са задължени да спазват редица счетоводни изисквания, определени от Закона за счетоводството (ЗСч) и Националните счетоводни стандарти (НСС). Тези изисквания гарантират прозрачност в счетоводната отчетност, коректно отчитане на приходите и разходите, както и спазване на данъчното законодателство. Ето кои са основните задължителни практики, които всеки магазин за хранителни стоки трябва да прилага.

Текущо счетоводно отчитане и документиране на стопанските операции

Според чл. 1 от Закона за счетоводството предприятията са длъжни да водят текущо счетоводно отчитане, което включва детайлно записване на всички приходи и разходи, покупки, продажби и движения на стоки. Всяка финансова транзакция трябва да бъде подкрепена със съответните първични счетоводни документи – фактури, касови бележки, разходни и приходни ордери.

Осчетоводяване на стоки по избран метод

Хранителните магазини могат да прилагат различни методи за осчетоводяване на стоки, като средно претеглена цена, FIFO (първа вход – първа изход) или специфична идентификация. Методът трябва да бъде последователно прилаган и отразен в счетоводната политика на магазина. Най-често използваният метод е средно претеглената цена, тъй като позволява балансирано разпределение на разходите за закупените стоки.

Изписване на стоките и управление на складовите наличности

Изписването на стоките трябва да се извършва чрез правилно документирани протоколи за изписване. Счетоводителите следят за движението на стоки и контролират несъответствията между реалните и отчетените наличности. Освен това, стоките, които са „на път“ (в процес на доставка), трябва да бъдат правилно осчетоводени съгласно изискванията на Национален счетоводен стандарт (НСС) 2 – Отчитане на стоково-материалните запаси.

Облагане с ДДС и коректно водене на данъчни регистри

Всички магазини, надвишаващи оборот от 166 000 лв. годишно, подлежат на задължителна регистрация по ДДС съгласно Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС). Хранителните магазини трябва да отчитат ДДС в месечните си справки-декларации и да водят детайлна отчетност за облагаемите доставки, данъчния кредит и начислените задължения. Важно е да се спазват правилата за прилагане на намалена ставка от 9% за някои храни, докато стандартната ставка остава 20%.

Обезценка и брак на стоките

Хранителните магазини често срещат проблеми с брака на стоки, особено тези с кратък срок на годност. Съгласно НСС 36 – Обезценка на активи, магазините трябва да извършват периодични инвентаризации и да осчетоводяват обезценените стоки. Бракуваните храни трябва да бъдат отписвани с протоколи, подписани от отговорните лица. Тези разходи могат да бъдат признати за данъчни цели, ако са надлежно документирани.

Коректно водене на финансови отчети

В края на всяка финансова година магазините са задължени да изготвят и публикуват годишен финансов отчет (ГФО), който включва:

Счетоводен баланс – показва активите, пасивите и собствения капитал.
Отчет за приходите и разходите – детайлизира продажбите, себестойността на продадените стоки и оперативните разходи.
Отчет за паричните потоци – проследява движението на средствата.

Тези отчети се подават в Търговския регистър и Националния статистически институт (НСИ) в законоустановените срокове - за предприятия юридически лица и корпоративни дружества този срок е до 30.06 на календарната година, следваща фискалната година, за която се отнася отчетът, тоест ако магазинът е отворен през 2025г., то ГФО трябва да подаде до 30.06.2026г.

Спазване на касовата дисциплина и изискванията за фискални устройства

Хранителните магазини са длъжни да използват регистрирани фискални устройства (касови апарати), които отговарят на изискванията на НАП. Всички продажби трябва да бъдат регистрирани, а дневните отчети – съхранявани за контрол. Освен това, търговците трябва да спазват изискванията за издаване на касови бележки и отчитане на оборота чрез електронни системи за търговия.

Какво е СУПТО и задължителен ли е за хранителните магазини?

Съгласно §1, т. 84 от Допълнителните разпоредби на Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС), „софтуер за управление на продажбите в търговския обект“ (СУПТО) представлява всеки софтуер или модул от софтуер, който се използва за обработка на информация за извършване на продажби на стоки и/или услуги в търговски обект, за които има задължение за издаване на фискален бон. Основната цел на този софтуер е да автоматизира и контролира процеса на продажба, като гарантира точност при отчитането на оборота и предотвратява укриването на приходи.

Според §1, т. 19 от Допълнителните разпоредби на Наредба № Н-18/2006 г., „управление на продажбите“ чрез използване на СУПТО представлява процес на автоматизирана обработка на информация за извършване на продажби, като обхваща проследяването на движението на стоките или изпълнението на услугите от момента на заявяване до тяхното предоставяне и/или извършване на плащане. Това означава, че СУПТО трябва да осигурява пълна проследимост на търговските операции, включително детайлно регистриране на продадените стоки или услуги, методите на плащане и връзката с фискалните устройства.

Съгласно чл. 118, ал. 1 от Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС), всички търговски обекти, които извършват продажби в брой, са задължени да използват фискални устройства за регистриране и отчитане на оборотите. В тази връзка, Наредба № Н-18 определя, че ако даден търговски обект използва софтуер за управление на продажбите, този софтуер трябва да бъде одобрен от НАП и съответстващ на изискванията за СУПТО.

Също така, чл. 3, ал. 17 от Наредба № Н-18 уточнява, че софтуерът за управление на продажбите трябва да осигурява автоматично предаване на информацията към фискалното устройство, като всяка продажба се отчита в реално време. Освен това, чл. 52а, ал. 1 от същата наредба изисква всички използвани СУПТО да бъдат вписани в публичен списък на одобрените от НАП софтуерни продукти.

Въпросът дали СУПТО е задължителен за хранителните магазини зависи от начина, по който те обработват продажбите и как приемат плащанията. В търговските обекти, в които се използва софтуер за регистриране и обработка на продажби и ако в този обект се извършват плащания в брой или с карта, то използваният софтуер се счита за СУПТО и трябва да отговаря на изискванията на Наредба № Н-18/2006 г. Това включва и задължението той да бъде свързан с фискално устройство и да управлява процеса на издаване на фискални бонове.

Ако в даден хранителен магазин продажбите се регистрират чрез софтуер, но плащанията се извършват единствено по банков път, тогава използваният софтуер не се счита за СУПТО и не е задължително той да отговаря на изискванията на Наредба № Н-18/2006 г. В този случай няма задължение за свързване с фискално устройство, тъй като няма плащания в брой или с карта, които изискват издаване на касов бон.

Допълнително, ако даден хранителен магазин използва само стандартен касов апарат без софтуер за управление на продажбите, изискванията за СУПТО не се прилагат. Това означава, че малките магазини, които нямат автоматизирана система за управление на продажбите и разчитат само на фискалните устройства за отчитане на оборота, не са задължени да внедряват СУПТО.

От казаното дотук следва, че за да се определи дали даден хранителен магазин трябва да използва СУПТО, е необходимо да се анализира дали той използва софтуер за управление на продажбите и дали приема плащания в брой или с карта. В случай че и двата критерия са изпълнени, софтуерът трябва да отговаря на всички изисквания на Наредба № Н-18/2006 г. и да бъде регистриран в НАП.

Това означава, че собствениците на хранителни магазини трябва внимателно да преценят какъв софтуер използват и как организират процеса на плащания, за да спазват нормативните изисквания.

Важно е да се отбележи, че при неспазване на изискванията за СУПТО се предвиждат санкции. Съгласно чл. 185, ал. 1 от Закона за данъка върху добавената стойност, използването на неоторизиран или несъответстващ на изискванията софтуер за управление на продажбите може да доведе до глоби в размер от 3000 до 10 000 лв., както и временно запечатване на търговския обект.

С какви софтуери и техника трябва да разполагам в хранителния си магазин в България, за да съм изряден от данъчна и счетоводна гледна точка?

За да бъде един хранителен магазин в България изряден от данъчна и счетоводна гледна точка, той трябва да разполага с определен набор от софтуери и технически средства, които да отговарят на законовите изисквания, предвидени в Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС), Наредба № Н-18/2006 г. и Закона за счетоводството. Основната цел на тези изисквания е да се осигури коректно регистриране на продажбите, правилно издаване на фискални бонове и спазване на счетоводните стандарти.

На първо място, всеки хранителен магазин, който извършва продажби на дребно, трябва да разполага с фискално устройство (ФУ) – касов апарат или фискален принтер, което отговаря на изискванията на Наредба № Н-18/2006 г. Съгласно чл. 118, ал. 1 от ЗДДС, всички лица, които извършват продажби на стоки или услуги, за които получават плащане в брой или чрез карта, са задължени да използват фискално устройство, свързано с Националната агенция за приходите (НАП). Това означава, че касовият апарат или фискалният принтер трябва да бъде одобрен от НАП и да предава информация за извършените продажби в реално време.

В случай че магазинът използва софтуер за управление на продажбите в търговски обект (СУПТО), той трябва да отговаря на изискванията, заложени в Наредба № Н-18/2006 г. Съгласно §1, т. 84 от Допълнителните разпоредби на ЗДДС, СУПТО е всеки софтуер или модул от софтуер, който се използва за обработка на информация за извършване на продажби на стоки и/или услуги в търговски обект, когато за тези продажби се издава фискален бон. Освен това, според §1, т. 19 от ДР на Наредба № Н-18/2006 г., този софтуер трябва да гарантира пълна проследимост на процеса на продажба – от заявяването на стоките до тяхното заплащане. Това означава, че ако хранителният магазин използва такъв софтуер и приема плащания в брой или с карта, той трябва да бъде регистриран в НАП и да отговаря на всички технически изисквания, включително интеграция с фискалното устройство.

От гледна точка на счетоводството, магазинът трябва да разполага със счетоводен софтуер, който да гарантира точно и пълно отчитане на приходите, разходите и данъчните задължения. Съгласно Закона за счетоводството, чл. 6, ал. 3, всички предприятия трябва да водят счетоводството си по начин, който осигурява надеждна информация за финансовото им състояние. Това означава, че хранителният магазин трябва да използва софтуер, който позволява съхранение и обработка на данните в съответствие с приложимите счетоводни стандарти.

Допълнително, ако магазинът извършва продажби чрез електронен магазин (уебсайт), използваният софтуер трябва да бъде регистриран в НАП, съгласно чл. 118, ал. 16 от ЗДДС. Съгласно Наредба № Н-18/2006 г., електронните магазини попадат в обхвата на СУПТО и трябва да бъдат свързани с фискално устройство за издаване на касови бележки.

За контрол и управление на наличностите, един хранителен магазин трябва да разполага с баркод скенери и електронни везни, които да бъдат свързани с фискалното устройство или софтуера за управление на продажбите. Съгласно Наредба № Н-18/2006 г., електронните везни, използвани в търговията на дребно, трябва да бъдат одобрени и свързани с касовия апарат или фискалния принтер.

Друг важен аспект е наличието на система за видеонаблюдение, която макар и да не е задължителна по закон, може да послужи за вътрешен контрол и отчетност. Това може да помогне за предотвратяване на загуби и за по-добро управление на дейността на магазина.

Трябва ли ми лиценз за хранителен магазин в България?

За да оперирате хранителен магазин в България, не се изисква специфичен лиценз, но е необходимо да спазите определени законови процедури и регистрации, за да бъдете изрядни от правна и регулаторна гледна точка. Първата стъпка е регистрацията на търговско дружество или едноличен търговец в Търговския регистър, съгласно чл. 2 от Търговския закон. След това, обектът трябва да бъде регистриран в Българската агенция по безопасност на храните (БАБХ), съгласно чл. 12, ал. 1 от Закона за храните. Тази регистрация включва проверка на обекта за съответствие с хигиенните изисквания и внедряване на система за управление на безопасността на храните (НАССР). Освен това, е необходимо да заявите работното време на обекта пред съответната община, както е указано в чл. 12 от Закона за защита на потребителите. Ако планирате да продавате специфични продукти като алкохол или тютюневи изделия, ще са необходими допълнителни лицензи, съгласно чл. 47 от Закона за акцизите и данъчните складове. За повече подробности относно изискванията за отваряне на хранителен магазин в България, можете да се запознаете със нашата статия относно изискванията за отваряне на хранителен магазин!

Често задавани въпроси

Какви са изискванията за безопасност на храните в хранителния магазин?

Всеки хранителен магазин в България трябва да спазва изискванията на Закона за храните и регламентите на Европейския съюз, които гарантират безопасността на предлаганите стоки. Съгласно чл. 18 от Закона за храните, обектите за търговия с храни трябва да бъдат регистрирани в Българската агенция по безопасност на храните (БАБХ) и да отговарят на хигиенните норми, определени в Регламент (ЕО) № 852/2004 относно хигиената на храните. Във всеки търговски обект трябва да има внедрена и поддържана система за самоконтрол, основана на принципите на НАССР (Hazard Analysis and Critical Control Points), която да осигурява безопасността на храните от доставката до предлагането им на клиентите. Всички служители трябва да бъдат запознати с добрите хигиенни практики и да преминат обучение, свързано със съхранението, обработката и предлагането на храни, като това е задължително съгласно чл. 20 от Закона за храните. Освен това, магазинът трябва да осигури подходящи условия за съхранение на различните видове храни, като температурните изисквания се спазват стриктно, особено при продуктите, които подлежат на хладилно съхранение.

Какви документи следва да обработвам в хранителния магазин за осигуряване на данъчна и регулаторна изрядност?

Всеки хранителен магазин трябва да поддържа пълна документация, която да гарантира неговата изрядност пред държавните органи. Според чл. 123 от Закона за счетоводството, всички търговци са длъжни да водят счетоводни регистри и да съхраняват документи за всички извършени търговски операции, включително фактури за покупки и продажби, касови отчети и банкови извлечения. Освен това, всеки магазин трябва да съхранява документи, свързани с регистрацията на фирмата и обекта, като удостоверението за регистрация в Търговския регистър, регистрацията в НАП и удостоверението от БАБХ. В случай че магазинът продава специфични продукти като алкохол, тютюневи изделия или храни от животински произход, трябва да се поддържат съответните разрешителни и сертификати за съответствие. Важно е също така да се води коректно отчетност за наличностите, като това е регламентирано в чл. 42 от Наредба Н-18, където се посочва, че всяка продажба трябва да бъде надлежно отразена чрез фискално устройство или софтуер за управление на продажбите.

Какви са изискванията към персонала в хранителния магазин?

Служителите в хранителния магазин трябва да отговарят на определени здравни и квалификационни изисквания, за да могат да работят с хранителни продукти. Съгласно чл. 22 от Закона за храните, всички лица, които боравят с храни, трябва да преминат медицински прегледи и да разполагат със здравни книжки, удостоверяващи, че са годни за работа с хранителни продукти. Освен това, чл. 17 от Наредба № 5 от 2006 г. за хигиената на храните изисква работодателят да организира регулярни обучения за персонала относно безопасното съхранение и предлагане на храни. Всеки служител трябва да е запознат с добрите търговски и хигиенни практики, както и с правилата за поддържане на чистота в работната среда. Нарушенията на тези изисквания могат да доведат до санкции от страна на БАБХ и други контролни органи, като глобите за неспазване на хигиенните норми могат да достигнат значителни суми съгласно чл. 46 от Закона за храните.