Счетоводство на лица със свободна професия в България

Счетоводството на лица със свободна професия в България е важен аспект от тяхната дейност, който включва редица специфични изисквания, свързани с осигуряване, данъчно облагане и отчетност. Много специалисти си задават въпроси като: „Какво представлява свободната професия и кои лица попадат в тази категория?“, „Как се определят минималните осигуровки за самоосигуряващо се лице и какви са особеностите на осигуровките при болничен?“, „Как се извършва регистрация по БУЛСТАТ на самоосигуряващо се лице?“ и „Как се отчита приходът от дейността?“. Всички тези въпроси са ключови за правилното функциониране на адвокати, инженери, нотариуси, преводачи, лекари, съдебни експерти, застрахователни агенти, както и други лица, упражняващи свободни професии.

Една от първите стъпки при започване на дейност като лице със свободна професия е регистрацията по БУЛСТАТ, като много от тези специалисти търсят информация относно „регистрация на свободна професия“ и дали тя се извършва по различен начин за отделните категории специалисти. Въпросът за „издаване на фактура от свободна професия“ също е съществен, тъй като различните професионалисти се интересуват дали трябва да начисляват ДДС, кога възниква задължението за регистрация по ДДС и какви документи следва да водят за целите на отчетността. Отчитането на приходите от свободна професия е важен процес, при който трябва да се спазват нормативно признатите разходи за дейността и да се води коректно счетоводство.

Осигуровките са един от най-обсъжданите въпроси сред самоосигуряващите се лица. Често срещани запитвания включват „Какъв е минималният осигурителен доход за самоосигуряващо се лице?“, „Как да използвам калкулатор за осигуровки при свободна професия?“ и „Какви са осигуровките при болничен на самоосигуряващо се лице?“. Също така, има много неясноти относно съвместяването на дейност по трудов договор със свободна професия – например, „Мога ли да бъда нает по трудов договор и едновременно да упражнявам свободна професия?“ и „Какви са данъчните и осигурителните задължения в този случай?“.

Нормативно признатите разходи за свободните професии са от съществено значение за определяне на данъчната основа и оптимизацията на дължимите налози. Лицата, упражняващи свободни професии, се интересуват от това как могат да намалят своята данъчна тежест и кои разходи могат да бъдат признати без необходимост от документиране.

В настоящата статия ще разгледаме в детайли всички тези въпроси, за да предоставим полезна информация за специалистите, упражняващи свободна професия в България. Екипът на „Елан Консултинг“ предлага професионални счетоводни и данъчни консултации, като осигурява компетентна подкрепа на адвокати, инженери, лекари, нотариуси, архитекти, преводачи и всички останали специалисти със свободни професии в София, Бургас, Поморие, Карнобат, Слънчев Бряг, Айтос, Несебър, Созопол, Приморско и цяла България.

Какъв е пълният списък със свободни професии в България? Какво е свободна професия?

Свободната професия в България е специален вид дейност, която се упражнява от физически лица, без да се създава търговско дружество, и обикновено включва интелектуални или творчески услуги. Съгласно § 1, т. 29 от Допълнителните разпоредби на Закона за данъците върху доходите на физическите лица, лица, упражняващи свободна професия, са „физически лица, които осъществяват професионална дейност на свой риск и за своя сметка, като не са регистрирани като еднолични търговци, включително:“. Законът изброява конкретните категории професии, които попадат в тази група.

Пълният списък на свободните професии според същата разпоредба включва:

• Експерт-счетоводители
• Консултанти
• Одитори
• Адвокати
• Нотариуси
• Частни съдебни изпълнители
• Съдебни заседатели
• Експерти към съда и прокуратурата
• Лицензирани оценители
• Представители по индустриална собственост
• Медицински специалисти (лекари, зъболекари, фармацевти и др.)
• Преводачи
• Архитекти
• Инженери
• Технически ръководители
• Дейци на културата, образованието, изкуството и науката (художници, писатели, музиканти, артисти и др.)
• Застрахователни агенти
• Други физически лица, които извършват професионална дейност и подлежат на регистрация по реда на чл. 3, ал. 9 от Закона за регистър БУЛСТАТ.

Всяко лице, което попада в тези категории и упражнява дейността си самостоятелно, се счита за самоосигуряващо се лице и следва да се регистрира в Регистър БУЛСТАТ в 7-дневен срок от започване на дейността, съгласно чл. 3, ал. 9 от Закона за регистър БУЛСТАТ. Това означава, че те носят пълна отговорност за своята дейност и разходите, свързани с нея, без работодател, който да поема осигурителни задължения от тяхно име.

Разграничаването на свободната професия от търговската дейност е важно, защото лицата със свободна професия не са търговци по смисъла на Търговския закон и обикновено не подлежат на задължителна регистрация по ДДС, освен ако не надвишат оборота за регистрация или не извършват специфични дейности, които изискват такава регистрация. Те обаче са задължени да отчитат приходите си и да внасят осигурителни вноски като самоосигуряващи се лица.

Законът предвижда, че тези професии могат да се упражняват както самостоятелно, така и в рамките на обединения, като например адвокатски дружества, но без да придобиват търговски статут. Това означава, че правният и данъчният режим за тези лица е различен от този на дружествата и едноличните търговци.

С оглед на горното, лицата със свободна професия следва да спазват специфични счетоводни и осигурителни изисквания, като например водене на отчетност за приходите си, плащане на осигурителни вноски върху избран осигурителен доход, както и спазване на изискванията за издаване на документи за получените доходи.

Как се отчитат приходи от упражняване на свободна професия? Какви са данъчните и осигурителните задължения на лицата, които упражняват свободни професии?

Отчитането на приходите от свободна професия зависи от правната форма, под която лицето упражнява дейността си. Първо следва да се определи дали лицето ще работи като физическо лице (самоосигуряващо се лице) или ще организира дейността си чрез търговско дружество (например ЕООД, ООД или като едноличен търговец - ЕТ). В зависимост от този избор се прилагат различни счетоводни и данъчни правила.

Отчитане на приходи от свободна професия като физическо лице (самоосигуряващо се лице)

Лицата, упражняващи свободна професия като физически лица( в случай, че упражняват дейността си като физически лица, които нямат качеството Търговец по Търговския закон) имат две основни задължения - да плащат данък върху доходите и задължителни осигурителни вноски. В този смисъл те не водят класическо двустранно счетоводство. Този кръг лица се облага по реда на чл. 29 от Закона за данъците върху доходите на физическите лица (ЗДДФЛ). Техният облагаем доход се формира, като от придобитите приходи се приспадат нормативно признати разходи. Това означава, че законът признава определен процент от приходите като разходи за дейността, без да изисква документално доказване, че същите са реализирани. Това улеснява данъчното облагане на свободните професии, като премахва необходимостта от събиране и съхранение на фактури и други документи, доказващи разходи за материали, транспорт, офис оборудване и други дейности, свързани с професията.

Нормативно признати разходи

Съгласно чл. 29, ал. 1 от ЗДДФЛ, процентите на нормативно признатите разходи са различни в зависимост от естеството на дейността. За адвокатите нормативно признатите разходи са 40% от приходите (чл. 29, ал. 1, т. 2, буква „г“ от ЗДДФЛ). За останалите свободни професии, включително преводачи, лекари, архитекти, инженери и други специалисти, разходите се признават в размер на 25% (чл. 29, ал. 1, т. 3 от ЗДДФЛ). Това означава, че ако едно лице е получило доход от 50 000 лв. за годината и упражнява свободна професия, различна от адвокатската, облагаемият му доход ще бъде 37 500 лв. (50 000 лв. – 25%). Върху този доход се дължи 10% данък върху дохода съгласно чл. 48, ал. 2 от ЗДДФЛ.

Осигурителни вноски

Освен данъчно облагане, лицата, упражняващи свободна професия, са задължени да внасят осигурителни вноски като самоосигуряващи се лица. Според чл. 4, ал. 3, т. 2 от Кодекса за социално осигуряване (КСО) те подлежат на задължително осигуряване за инвалидност поради общо заболяване, за старост и за смърт. Осигурителните вноски се изчисляват върху избран месечен доход, който не може да бъде по-нисък от двукратния размер на минималната работна заплата за страната. Вноските се внасят до 10-о число на месеца, следващ този, за който се отнасят. В края на годината се прави изравняване на осигурителния доход, съгласно чл. 6, ал. 8 от КСО, като годишният осигурителен доход се формира чрез разделяне на облагаемия доход на броя месеци, през които е упражнявана дейността. Ако годишният доход е по-висок от предварително декларирания месечен доход, разликата в осигуровките трябва да се доплати в сроковете за внасяне на данъците по ЗДДФЛ.

Регистрация по ЗДДС

Лицата, упражняващи свободна професия, се считат за данъчно задължени лица по смисъла на чл. 3, ал. 2 от Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС), когато извършват независима икономическа дейност. Това означава, че те подлежат на регистрация по ДДС при достигане на определени условия, както за задължителна, така и за доброволна регистрация.

Задължителната регистрация по ДДС за лица, упражняващи свободна професия, възниква, когато те достигнат облагаем оборот от 166 000 лв. или повече за период не по-дълъг от последните 12 последователни месеца преди текущия месец, съгласно чл. 96, ал. 1 от ЗДДС. В такъв случай те са длъжни в 7-дневен срок от изтичането на данъчния период, през който е достигнат този оборот, да подадат заявление за регистрация в компетентната териториална дирекция на Националната агенция за приходите (НАП). Ако оборотът бъде достигнат за период не по-дълъг от два последователни месеца, включително текущия, лицето е длъжно да подаде заявлението в 7-дневен срок от датата, на която е достигнат оборотът.

Освен при достигане на прага по чл. 96, задължителна регистрация по ДДС може да възникне и в други случаи. Например, ако лице, упражняващо свободна професия, получава услуги от чуждестранни лица с място на изпълнение в България, за които данъкът е изискуем от получателя, то следва да се регистрира по реда на чл. 97а, ал. 1 от ЗДДС. В този случай заявлението за регистрация трябва да бъде подадено не по-късно от 7 дни преди датата, на която данъкът за доставката става изискуем. Също така, ако лицето предоставя услуги с място на изпълнение в друга държава членка на ЕС, за които данъкът е дължим от получателя в съответната държава членка, съгласно чл. 97а, ал. 2 от ЗДДС, регистрацията е задължителна. Тази регистрация трябва да бъде направена не по-късно от 7 дни преди датата на възникване на данъчното събитие.

Лицата, упражняващи свободна професия, които извършват вътреобщностни придобивания на стоки от друга държава членка на ЕС и чиято стойност надхвърли 10 000 евро през текущата календарна година, също подлежат на задължителна регистрация по ДДС по реда на чл. 99 от ЗДДС. В този случай заявлението трябва да бъде подадено не по-късно от 7 дни преди данъчното събитие, с което се надхвърля този праг.

Въпреки че не са задължени да се регистрират, лицата, упражняващи свободна професия, могат да изберат доброволна регистрация по ДДС. Според чл. 100, ал. 1 от ЗДДС, всяко данъчно задължено лице, което не е достигнало прага за задължителна регистрация, има право да се регистрира по ДДС по избор. Тази регистрация може да бъде полезна, ако лицето иска да ползва данъчен кредит за направените разходи или ако работи основно с други регистрирани по ДДС лица и желае да бъде по-конкурентоспособно. Доброволната регистрация обвързва лицето с всички задължения по ЗДДС, включително подаването на месечни справки-декларации и воденето на ДДС дневници.

При доброволна регистрация обаче съществуват ограничения. Съгласно чл. 108, ал. 2 от ЗДДС, регистрирано лице по избор не може да прекрати регистрацията си по-рано от 12 месеца, считано от началото на календарната година, следваща годината на регистрацията. Това означава, че ако лице, упражняващо свободна професия, се регистрира по ДДС по избор, то трябва да остане регистрирано поне една календарна година, преди да може да подаде заявление за дерегистрация.

Ако лице, упражняващо свободна професия, пропусне да подаде заявление за задължителна регистрация в срок, органите на НАП могат да извършат служебна регистрация по реда на чл. 102 от ЗДДС. В този случай лицето ще бъде регистрирано с акт за регистрация и ще дължи данък върху всички облагаеми доставки, направени след датата, на която е трябвало да подаде заявлението. Освен това, за неспазване на срока за регистрация могат да бъдат наложени санкции, предвидени в Данъчно-осигурителния процесуален кодекс (ДОПК).

Годишна данъчна декларация

Лицата със свободна професия подават годишна данъчна декларация по чл. 50 от ЗДДФЛ до 30 април на следващата година, в която декларират придобитите доходи, нормативно признатите разходи, осигурителните вноски и дължимия данък. Ако в хода на годината са правени авансови вноски за данък по реда на чл. 43, ал. 6 от ЗДДФЛ, те се приспадат от дължимия годишен данък. В случай че лицето е платило по-малко от дължимото, разликата се внася до 30 април.

Отчитане на приходи от свободна професия чрез търговско дружество

Лицата, упражняващи свободна професия, могат да изберат да осъществяват своята дейност не само като физически лица (самоосигуряващи се лица), но и чрез търговско дружество – например Еднолично дружество с ограничена отговорност (ЕООД), Дружество с ограничена отговорност (ООД) или Едноличен търговец (ЕТ). Изборът на правна форма оказва влияние върху начина на облагане, осигуряване и отчетност на приходите.

Облагане на приходите при работа чрез търговско дружество

При упражняване на свободна професия чрез търговско дружество, дейността не се облага по реда на ЗДДФЛ, а подлежи на облагане по реда на Закона за корпоративното подоходно облагане (ЗКПО). В този случай приходите на дружеството не се облагат директно като личен доход на лицето, а подлежат на облагане като печалба на дружеството.

Според чл. 20 от ЗКПО, печалбата на търговските дружества се облага с корпоративен данък в размер на 10%. Облагаемата печалба се определя като разлика между приходите и разходите, съгласно разпоредбите на чл. 18 от ЗКПО. Това означава, че за разлика от лицата, упражняващи свободна професия като физически лица, които ползват нормативно признати разходи, търговските дружества могат да приспадат реално извършени разходи (документирани с фактури, договори и други счетоводни документи).

Ако дружеството желае да разпредели печалбата си към своя собственик, това може да стане чрез дивиденти. Съгласно чл. 38, ал. 1 от ЗДДФЛ, дивидентите, разпределени на физическо лице, подлежат на окончателен данък от 5%, който се удържа от дружеството и се внася в бюджета до 30-о число на месеца, следващ тримесечието на разпределяне на печалбата.

Друг начин за изтегляне на средства е собственикът да бъде назначен на трудов договор или да работи по граждански договор в собственото си дружество. В този случай ще се дължат всички осигурителни вноски и данъци, както при обикновен трудов или граждански договор.

Осигурителни задължения на собственика на търговското дружество

Осигуряването на лица, упражняващи свободна професия чрез търговско дружество, зависи от характера на извършваната трудова дейност и от това дали лицето участва в управлението на дружеството или полага личен труд в него. Основополагащ принцип в осигурителното законодателство е, че осигуряването възниква от деня, в който лицето започне да упражнява трудова дейност по смисъла на чл. 10, ал. 1 от Кодекса за социално осигуряване (КСО).

В зависимост от изпълняваните функции, съдружниците и собствениците на търговски дружества могат да попаднат в две основни категории осигуряване – като управители на дружество или като самоосигуряващи се лица, полагащи личен труд.

1. Осигуряване на управител на търговско дружество

Ако собственикът или съдружникът на дружеството изпълнява функции по управление и контрол, той подлежи на задължително осигуряване като управител, съгласно чл. 4, ал. 1, т. 7 от КСО. Управлението на дружеството е правно регламентирано в чл. 137, ал. 1, т. 5 и чл. 141, ал. 7 от Търговския закон (ТЗ), които предвиждат, че отношенията между управителя и дружеството се уреждат с договор за възлагане на управлението.

При сключване на такъв договор управителят трябва да получава възнаграждение, което не зависи от финансовия резултат на дружеството. В този случай върху възнаграждението се дължат осигурителни вноски, които включват:

• осигуряване за държавно обществено осигуряване (ДОО) – общо заболяване и майчинство, инвалидност поради общо заболяване, старост и смърт, трудова злополука и професионална болест и безработица;
• осигуряване за здравно осигуряване (ЗО);
• вноски за допълнително задължително пенсионно осигуряване (ДЗПО) в универсален пенсионен фонд (за лицата, родени след 31.12.1959 г.).

Осигурителните вноски се внасят върху:

• реално полученото брутно месечно възнаграждение или начислените, но неизплатени възнаграждения (чл. 6, ал. 2 от КСО);
• но не по-малко от минималния осигурителен доход, определен със Закона за бюджета на държавното обществено осигуряване (ЗБДОО) за съответната година (чл. 6, ал. 3 от КСО);
• и не повече от максималния месечен размер на осигурителния доход, който също се определя ежегодно в ЗБДОО.

Вноските се правят до 25-о число на месеца, следващ този, за който се отнасят.

2. Осигуряване на собственик или съдружник, който полага личен труд в дружеството

Ако собственикът или съдружникът извършва трудова дейност в дружеството, но не е управител, а полага личен труд по друга професионална дейност (например адвокат, инженер, архитект, лекар), той подлежи на осигуряване като самоосигуряващо се лице по чл. 4, ал. 3, т. 2 от КСО.

Самоосигуряващите се лица се осигуряват задължително за инвалидност поради общо заболяване, за старост и за смърт, а по свой избор могат да се осигуряват и за общо заболяване и майчинство (чл. 4, ал. 4 от КСО).

Осигурителен доход на самоосигуряващите се лица

Осигурителните вноски се дължат авансово върху избран месечен доход, който не може да бъде:

• по-нисък от минималния месечен осигурителен доход, определен в ЗБДОО за съответната година;
• по-висок от максималния месечен осигурителен доход (също определен в ЗБДОО).

В края на годината се извършва изравняване на осигурителния доход съгласно чл. 6, ал. 9 от КСО. Това означава, че:

• годишният осигурителен доход се изчислява на база облагаемия доход, деклариран в годишната данъчна декларация по ЗДДФЛ;
• ако реалният годишен доход е по-висок от предварително декларирания месечен доход, лицето трябва да доплати осигуровки върху разликата.

Кога възниква задължението за осигуряване?

Задължението за осигуряване като самоосигуряващо се лице възниква от деня на започване на трудовата дейност и продължава до нейното прекъсване или прекратяване (чл. 1, ал. 1 от Наредбата за общественото осигуряване на самоосигуряващите се лица, българските граждани на работа в чужбина и морските лица (НООСЛБГРЧМЛ)).

При започване, прекъсване или възобновяване на дейността, лицето трябва да подаде декларация в НАП в 7-дневен срок (чл. 1, ал. 2 от НООСЛБГРЧМЛ).

Осигуряване на самоосигуряващо се лице, което участва в няколко дружества

Ако едно лице е съдружник или собственик в повече от едно дружество и полага личен труд в тях, то може да избере да внася осигурителните си вноски само чрез едно от дружествата (чл. 2, ал. 3 от НООСЛБГРЧМЛ). Промяната на осигурителното основание се извършва чрез подаване на декларация образец № 1 с посочване на избрания ЕИК на дружеството.

Документиране на приходите и разходите

За разлика от свободните професии, които работят като физически лица и могат да използват нормативно признати разходи, търговските дружества трябва да документират реалните си разходи. Това включва разходи за наеми, материали, услуги, заплати, осигуровки, амортизации и други допустими разходи.

Дружествата са задължени да водят двустранно счетоводство съгласно Закона за счетоводството. В края на всяка година те трябва да изготвят годишен финансов отчет, който да бъде подаден в Търговския регистър до 30 юни на следващата година.

Регистрация по ДДС

Търговско дружество е длъжно да се регистрира по Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС) при настъпване на определени обстоятелства, които изискват задължителна регистрация. Основният критерий за задължителна регистрация по ДДС е достигането на облагаем оборот от 166 000 лв. за период не по-дълъг от последните 12 последователни месеца преди текущия месец, съгласно чл. 96, ал. 1 от ЗДДС. В този случай дружеството е длъжно да подаде заявление за регистрация в компетентната териториална дирекция на Националната агенция за приходите (НАП) в 7-дневен срок от изтичането на данъчния период, през който е достигнат този оборот. Ако облагаемият оборот бъде достигнат в рамките на два последователни месеца, включително текущия, срокът за подаване на заявление е 7 дни от датата на достигане на оборота.

Облагаемият оборот включва данъчните основи на всички облагаеми доставки на дружеството, включително облагаемите с нулева ставка, както и някои доставки на финансови и застрахователни услуги, когато те са свързани с основната дейност на дружеството. В облагаемия оборот не се включват продажбите на дълготрайни активи, използвани в дейността на дружеството, както и доставки, за които данъкът е изискуем от получателя по механизма за обратно начисляване.

Освен при достигане на прага от 166 000 лв., търговско дружество може да бъде задължено да се регистрира по ДДС в други случаи. Например, ако дружеството извършва вътреобщностни придобивания на стоки от други държави членки на Европейския съюз, то трябва да се регистрира по реда на чл. 99 от ЗДДС, когато общата стойност на тези придобивания надхвърли 10 000 евро през текущата календарна година. В този случай заявлението за регистрация трябва да бъде подадено не по-късно от 7 дни преди датата на данъчното събитие, с което се надвишава този праг.

Ако дружеството получава услуги с място на изпълнение в България от доставчик, установен извън страната, за които данъкът е изискуем от получателя, то трябва да се регистрира по чл. 97а, ал. 1 от ЗДДС. Тази регистрация е задължителна, независимо от оборота на дружеството, и заявлението трябва да бъде подадено не по-късно от 7 дни преди датата, на която данъкът за услугата става изискуем. Същото изискване важи и за случаите, в които дружеството предоставя услуги с място на изпълнение в друга държава членка, за които данъкът е дължим от получателя, съгласно чл. 97а, ал. 2 от ЗДДС.

Ако търговско дружество извършва продажби на стоки с монтаж и инсталиране в България, като доставчикът е установен в друга държава членка, дружеството трябва да се регистрира по ДДС по реда на чл. 97 от ЗДДС, освен ако получателят е вече регистриран по ДДС. В този случай регистрацията трябва да бъде направена не по-късно от 7 дни преди възникването на данъчното събитие.

Ако дружеството осъществява вътреобщностни дистанционни продажби на стоки с място на изпълнение в друга държава членка, то е длъжно да се регистрира за прилагането на режим в Съюза съгласно чл. 97в от ЗДДС. Това изискване възниква, когато общата стойност на тези доставки надхвърли прага, определен за конкретната държава членка.

В случаите, когато търговско дружество пропусне да се регистрира по ДДС в предвидения от закона срок, органите на НАП могат да извършат служебна регистрация по реда на чл. 102 от ЗДДС. В този случай данъкът се дължи от датата, на която дружеството е трябвало да подаде заявление за регистрация, и могат да бъдат наложени санкции за неспазване на законовите изисквания.

Търговските дружества, които не са задължени да се регистрират по ДДС, имат възможност за доброволна регистрация по реда на чл. 100, ал. 1 от ЗДДС. Доброволната регистрация може да бъде изгодна за дружества, които извършват сделки с други регистрирани лица и желаят да ползват данъчен кредит за закупените стоки и услуги. При доброволна регистрация обаче дружеството се задължава да спазва всички изисквания на ЗДДС, включително подаването на месечни справки-декларации и воденето на ДДС дневници.